Jedes Arbeitsamt hatte eigene Leitkarten für seine Arbeitsbuchkarteien. Anhand dieser Leitkarten markierten die Mitarbeiter*innen der Arbeitsämter die nummerierten Karteikartenreiter auf der Vorder- und Rückseite der Arbeitsbuchkarten mit verschiedenfarbigen Strichen. So konnten sie die beruflichen Kenntnisse der Person, für die die Karte angelegt worden war, auf einen Blick erkennen. Ein roter Strich stand dabei für sehr gute Kenntnisse, ein blauer Strich für geringe Kenntnisse.
Im ganzen Deutschen Reich einheitlich wurde hingegen in Reiter 26 das Alter der Person eingetragen. Ihr Familienstand folgte in Reiter 27: Ein gerade roter Strich stand für Verheiratete, ein roter Querstrich für Ledige; ein blauer Strich verwies auf unterhaltsberechtigte Angehörige. Allerdings wurden aber nicht alle Karten nach Vorschrift ausgefüllt, denn es gibt auch Arbeitsbuchkarten ohne diese Striche und Eintragungen. Im Verlauf des Kriegs hielten sich zudem die einzelnen Arbeitsämter immer weniger an die ausufernde Zahl der Erlasse und Regelungen.