Die persönlichen Daten waren hier einzutragen: Name, Geburtstag und -ort, Religion und Familienstand. Bei Frauen, die nach September 1939 geheiratet hatten, sollte erst der Mädchenname, dann der Ehename genannt werden. Als Beruf notierten die Mitarbeiter*innen der Kommunalverwaltungen bei zivilen Zwangsarbeiter*innen meist Arbeiter/Arbeiterin oder Hilfsarbeiter/Hilfsarbeiterin. Die Nummer des Arbeitsbuchs, das für alle zivilen Zwangsarbeiter*innen ausgestellt worden war, vermerkten sie nur selten. Gefangenennummern von Häftlingen in Gefängnissen oder Kriegsgefangenenlagern notierten sie hingegen meistens auf den Karten.