Es gibt die Stempel active und dead file, also Fälle, die noch bearbeitet (active) oder abgeschlossen (dead) waren. Letzteres bedeutet nicht, dass die auf den Karten genannten Personen gestorben waren. Vielmehr wurden die Akten zu ‚toten‘ Akten erklärt, wenn die Person nicht mehr im Verantwortungsbereich der IRO war. Meist war dies der Fall, wenn sie oder er emigriert war.