Vor der Ausstellung des Arbeitsbuchs mussten zivile Zwangsarbeiter*innen den Arbeitsämtern umfassende Angaben machen und Fragen beantworten. Für sowjetische Zivilarbeiter*innen gab es hierfür einen besonderen zweisprachigen Fragebogen. Später wurde bei sowjetischen Zivilarbeiter*innen auf die Formulare verzichtet und die Mitarbeiter*innen der Arbeitsämter übernahmen die Informationen unter anderem aus Transportlisten oder Überweisungsscheinen.