Für jeden Häftling wurde eine Personalakte angelegt, die neben dem Häftlingspersonalbogen auch den Schutzhaftbefehl enthielt. Bei ledigen Häftlingen wurde noch die Geburtsurkunde und bei verheirateten die Heiratsurkunde eingeheftet. Die Personalakten wurden in der Politischen Abteilung nach Häftlingsnummer sortiert aufbewahrt. Ab 1943 gab es auch Musteraktenordner wie den von Aleksander Takel, die einheitlich in der Lagerdruckerei Auschwitz produziert wurden. Man erkennt die Akten entweder an der Aufschrift „Häftlingsakte“ oder an dem Stempel „Lagerstufe“.