Auf dem Formblatt Nr. 3 (Form No. 3) notierten field officers in den regionalen Suchbüros des AJDC –also auch die Mitarbeiter*innen des Location Service Belsen – Informationen zu einer gesuchten Person. Es wurde zudem vermerkt, wer die Suche in Auftrag gegeben hatte. In diesem Fall hatte Leo Roberts, der in Philadelphia lebte, sich an den New Yorker Central Location Index (CLI) gewandt, um herauszufinden, wo sich Georges Robert aufhielt. Der Central Location Index war ein Zusammenschluss verschiedener amerikanischer Hilfsorganisationen, um Suchanfragen aus den USA zu bündeln. Der CLI arbeitete bis zu seiner Auflösung 1949 eng mit Organisationen wie dem AJDC oder dem ITS zusammen. Das Ziel war, ehemalige Verfolgte zu finden, die von amerikanischen Verwandten gesucht wurden oder die selbst nach Familienmitgliedern in den USA suchten.
Der AJDC Belsen konnte mehr über das Schicksal des Gesuchten Robert herausfinden. Die Information, dass er im Juni 1945 nach Frankreich zurückgekehrt war, wurde daraufhin an den AJDC Hauptsitz geschickt, die Locations Service Headquarters in Paris. Dort liefen die Suchbemühungen zusammen. Für jede Anfrage wurde in den field offices ein solches Formblatt ausgefüllt, so dass allein im November 1947 über 1000 Karten nach Paris geschickt und in die dortige Kartei einsortiert werden konnten. Wurde noch einmal beim AJDC nach dieser Person angefragt, lagen die Angaben so bereits vor.