Laut der UNRRA-Anweisung für die US-amerikanische Besatzungszone vom Oktober 1945 sollten die Ergänzungsbögen umgehend (as soon as they are completed) an den Kindersuchdienst weitergeleitet werden, damit die Suche beginnen konnte. In der Anweisung wird auch erklärt, wie diese ablaufen sollte: Nachdem die DP 2 Karte und der Ergänzungsbogen des Kindes angekommen waren, überprüften die Mitarbeiter*innen den master index (Hauptkartei, auch child search index) und legten eine eigene Akte für das Kind an. Diese Akten, in denen sich ab dann der Ergänzungsbogen und die DP 2 Karte des Kindes befanden, sind heute in den Arolsen Archives einzusehen.