Die Mitarbeiter*innen des Kindersuchdiensts führten eine eigene Kartei mit Karten für alle Kinder, für die es Suchakten gab oder die auf Dokumenten genannt werden. Auf diesen Karten gibt es verschiedene Markierungen, die weitere Auskünfte geben: Das Kürzel in der rechten oberen Ecke von Zofia Jaworskas Karte verweist auf eine Liste. Diese Liste mit der Signatur 9/G/171 hatte das Polnische Rote Kreuz 1948 erstellt. Auch Zofia Jaworska ist zusammen mit anderen vermissten polnischen Kindern darauf genannt. Der Buchstabe G steht dabei immer für Listen von vermissten Kindern und der Buchstabe P für Listen mit den Namen von verstorbenen Kindern. Ein rotes Häkchen in der linken oberen Ecke der Karte bedeutet meist, dass es zu ihr auch eine Kindersuchakte im Bestand 6.3.2.1 gibt. Die fünfstellige Nummer – in diesem Fall 39175 – belegt zudem, dass für das Kind eine sogenannte Lochkarte erstellt wurde. Diese wurde für das Hollerith-Verfahren benötigt, mit dem ab 1949/1950 Kinder in den drei westlichen Besatzungszonen im Rahmen des sogenannten Limited Registration Plans registriert wurden.