Avant que les fiches d’enregistrement ne soient tapées à la machine, les Funktionshäftlinge (détenus à fonction ou « fonctionnaires ») consignaient les données personnelles des détenus sur la fiche d’arrivée. La partie inférieure servait à indiquer où il fallait enregistrer le détenu : dans le registre matriculaire, sur la fiche du SS responsable de l'exactitude des effectifs (Rapportführer), dans les fichiers matriculaires, des détenus et de la poste. On ignore la signification des chiffres 1 et 2 ou 3.