Les sections politiques des camps de concentration avaient déjà mis au point un système de référence ou de renvois, probablement en raison des noms souvent mal orthographiés. À Buchenwald par exemple, une fiche de référence a été établie pour Anna Kopankowa. Ces fiches se reconnaissent au tampon Hinweiskarte (fiche de référence) et au peu d’informations qu’elles contiennent. Les Arolsen Archives conservent sept documents du camp de Buchenwald mentionnant Anna Kopankowa, sur lesquels son patronyme est décliné de trois façons différentes (Kabankowa, Kopankowa et Konopakowa).