Le formulaire contient des rubriques réservées à la physionomie du détenu, par exemple la forme du visage ou l’état de la dentition. Les indications que l’on y trouve sont parfois péjoratives. En fonction de leur nationalité ou de leur catégorie, les personnes étaient gratifiées de qualificatifs négatifs dictés par l’idéologie nazie. On remarque également que de nombreuses fiches établies vers la fin de la guerre ne contiennent plus d’indications de ce genre. Une omission probablement dictée par l’afflux de grands convois qui contraignait à enregistrer un très grand nombre de personnes en un minimum de temps.
Dans la colonne relative à la description de la personne sur les fiches individuelles de détenus du camp de Buchenwald, on trouve parfois des majuscules : un Ü (Überstellung) correspond à un transfert dans un autre camp de concentration ou un camp annexe, un E (Entlassung) peut indiquer que le détenu a été relâché, mais peut aussi signifier qu’il a été envoyé dans une autre prison. Sur les fiches individuelles des femmes détenues dans les camps annexes de Buchenwald, on peut également trouver un F majuscule pour Frau (femme). Une partie du fichier de la section politique du camp de Buchenwald a été détruite lors d’un bombardement et a dû être remplacée. Les détenus secrétaires ont alors ajouté un F sur les nouvelles fiches créées pour les femmes.