Les défunts pouvaient être déclarés soit par un déplacement en personne au bureau d’état civil, soit par écrit. Les deux cas de figure se sont produits dans les camps de concentration. Lorsqu’un SS déclarait le décès de détenus au bureau d’état civil, son nom était inscrit sur les actes, notamment à Dachau. Dans sa déposition d’après-guerre, Josef Brendel, soignant SS à Hinzert, a relaté qu’il se rendait deux fois par semaine à Hermeskeil au bureau d’état civil compétent pour y déclarer les décès.