Zanim wystukano na maszynie karty sporządzane przez kancelarię obozu, więźniowie funkcyjni zbierali dane personalne więźniów na tzw. formularzu przyjęcia. W dolnej części podaje się wszystkie miejsca, w których więzień musi być zarejestrowany: w książce numerów obozowych, na karcie oficera raportowego oraz w kartotece numerowej, kartotece więźniów i kartotece kontroli poczty. Nie wiadomo, co oznaczają cyfry 1 i 2, a także 3.