Dla każdego więźnia zakładano akta personalne, które oprócz formularza osobowego zawierały również nakaz aresztowania prewencyjnego. W przypadku więźniów stanu wolnego dołączano jeszcze akt urodzenia, zaś w przypadku więźniów będących w związku małżeńskim – akt małżeństwa. Akta personalne przechowywano w wydziale politycznym, posortowane według numerów więźniarskich. Od roku 1943 istniały też wzorcowe segregatory na dokumenty, jak ten Aleksandra Takela, które w jednolitej formie były produkowane w drukarni obozowej KL Auschwitz. Można je rozpoznać po napisie „Häftlingsakte = Akta więźnia” albo po pieczęci Stempel „Lagerstufe“  = „ kategoria obozu”.