Fragen und Antworten

• Wo wurde das Dokument eingesetzt und wer hat es erstellt?

  Bei den sogenannten ITS out slips handelt es sich um Karten, die von ITS-Mitarbeiter*innen erstellt wurden. Sie legten sie als Hinweis immer dort ein, wo sie DP-Dokumente einer Person aus der Nachkriegszeitkartei (Bestand 3.1.1.1) entnommen hatten.

• Wann wurde das Dokument verwendet?

  Die meisten der erhaltenen ITS out slips stammen aus den 1950er und 1960er Jahren. Man erkennt sie nicht nur am Datum, sondern auch an der Gestaltung: Während es in den 1950er Jahren auf der linken Seite der Karte nur vier Angaben gab – Name, Geburtstag und -ort sowie die Nummer der beim ITS erstellten Korrespondenzakte (T/D-Akte) –, fragen die Karten der 1960er Jahre auch nach dem Geburtsnamen und den Namen der Eltern. Out slips wurden beim ITS bis Anfang der 1990er Jahre ausgefüllt. Mit der 1998/1999 begonnenen Digitalisierung der Bestände wurden sie endgültig überflüssig. Denn dann konnten mehrere ITS-Mitarbeiter*innen gleichzeitig am Computer auf dasselbe Dokument zugreifen und mussten keine Originale mehr aus der Nachkriegszeitkartei entnehmen.

• Wofür wurde das Dokument genutzt?

  Bis zur Digitalisierung der Bestände benötigten ITS-Mitarbeiter*innen die Originaldokumente aus dem Archiv, um Auskunft über eine gesuchte Person geben zu können. Das barg die Gefahr, dass andere Mitarbeiter*innen, die zufälligerweise nach genau derselben Person suchten, die aus der Nachkriegszeitkartei entnommenen DP-Dokumente nicht gefunden hätten. Im schlimmsten Fall wäre die zweite Anfrage also negativ beantwortet worden. Um das zu verhindern, legten die ITS-Mitarbeiter*innen als Nachweis sogenannte out slips (Aushebungsscheine) in die Kartei ein. Darauf gaben sie an, welche Dokumente sie entnommen und in welche T/D-Akte sie sie eingelegt hatten.

• Wie häufig ist das Dokument?

  Im Grunde genommen sollte es die Karten eigentlich nicht mehr geben, denn die Dokumente mussten nach der Bearbeitung zurückgelegt werden. Wenn die Dokumente wieder eingeordnet worden waren, wurde auch der out slip entnommen und zerrissen. Dennoch gibt es sie hin und wieder noch in der Nachkriegszeitkartei, genaue Zahlen sind allerdings nicht bekannt.

• Was ist bei diesem Dokument zu bedenken?

  Als im ITS die Digitalisierung der Nachkriegszeitkartei begann, befanden sich die Originaldokumente, auf die die out slips verweisen, teilweise noch in den Korrespondenzakten (T/D-Akten) oder – bei Dokumenten von Kindern – in den Kindersuchakten. Seit einigen Jahren prüfen Mitarbeiter*innen die T/D-Akten, entnehmen die darin enthaltenen Originaldokumente und scannen sie nach. Beim späteren Einsortieren der gescannten Dokumente in die Nachkriegszeitkartei werden dann die out slips entnommen und im digitalen Archiv gelöscht. Allerdings gab es zeitweise eine automatische Einsortierung der nachgescannten Dokumente, bei der die out slips nicht entnommen wurden. Es kann also vorkommen, dass es den out slip zusammen mit den wieder einsortierten Karten gibt.

  Wichtig ist, dass die out slips keine Dokumente sind, die in der Nachkriegszeit für DPs ausgefüllt wurden, auch wenn sie in der Nachkriegszeitkartei einsortiert sind. Es handelt sich dabei um ein reines Hilfsmittel für die Arbeit der ITS-Mitarbeiter*innen.

  Falls Sie zusätzliche Informationen zu diesen Karten haben, freuen wir uns über Informationen unter eguide@arolsen-archives.org. Neue Erkenntnisse können jederzeit in den e-Guide eingebaut und so allen zugänglich gemacht werden.